Retningslinjer for afholdelse af sommertræf i NMMK:

Når der afholdes sommertræf i NMMK, er der nogle få krav, der SKAL opfyldes. Disse krav er til dels besluttet af bestyrelsen for at markere fordelene ved medlemskab af klubben frem for blot at deltage som gæst. For at lette arbejdet for arrangørerne af sommertræf, har bestyrelsen desuden udarbejdet nogle vejledende råd. I det følgende gennemgås krav og gode råd hver for sig.

Krav ved afholdelse af sommertræf i NMMK:

·         En af NMMK’s lokalgrupper tager ansvaret for at arrangere det årlige sommertræf. De kan gøre det selv eller få hjælp af bestyrelsen eller andre.

·         Træffets geografiske placering går på skift mellem Norge, Sverige og Danmark.

·         Træffet afholdes over en weekend så tæt på den 15. juli som praktisk muligt af hensyn til ferieperiodernes overlap i de tre lande.

·         Lørdag arrangeres konkurrencer om pæneste Morris i de to klasser Åben og Original, begge opdelt på alle 6 modeller: 2-dørs, 4-dørs, Cabriolet, Traveller, Van og Pick Up. Der stilles specifikke krav til opstilling i originalklassen (se særskilt dokument eller NORMINOR Nr. 3, Maj – Juni 2009), og det er arrangørernes ansvar at kontrollere kravene. Eventuelle indsigelser fra medlemmer mod en godkendt original bil skal være arrangørgruppen i hænde inden afstemningen, ellers vil de automatisk blive afvist. Der kan også laves konkurrence i kategorien ”Long distance”, men i givet fald kun for medlemmernes biler.

·         Kun medlemmer kan deltage og kun medlemmer har stemmeret i konkurrencen om pæneste Morris. Desuden arrangeres en afstemning udenfor kategorierne om ”pæneste bil” (Peoples Choice), hvor alle kan deltage og alle har stemmeret uanset tilhørsforhold til NMMK.

·         Bestyrelsen leverer og betaler for alle præmier.

·         Gæstebiler er velkomne, men pålægges et gebyr på 50 % af et års A-medlemskab i det land, hvor træffet afholdes. Gæstebiler defineres som biler, der ikke befordrer betalende medlemmer eller som ikke ejes af et betalende medlem. Gæstegebyret går ubeskåret i NMMK’s kassebeholdning, og afregnes direkte og kontant med klubbens kasserer, eller et andet bestyrelsesmedlem, på selve sommertræffet.

·         Arrangørerne kontrollerer om tilmeldte har betalt kontingent i NMMK’s medlemsdatabase på www.nmmk.dk. Er det ikke tilfældet, opkræves gæstegebyret. Gæsten kan også vælge at (gen)indmelde sig i klubben til fuld pris, og vil da opnå samme rettigheder som alle andre medlemmer, hvorfor stemmesedler kan udleveres.

 Gode råd ved afholdelse af træf i NMMK:

·         Offentliggør hurtigst muligt oplysning om tid og sted for afholdelse af sommertræffet. Mange skal søge om ferie allerede i januar eller endog tidligere.

·         Det nemmeste er at afholde træffet på en egnet campingplads, hvor der er sørget for de nødvendige faciliteter. Det er en klar fordel, hvis der er mange hytter til rådighed eller et nærliggende vandrehjem eller evt. hotel.

·         Programmet for træffet er frit (bortset fra ovenstående krav), men der er tradition for at arrangørerne sørger for optænding af fælles grill fredag aften.

·         Det kan være praktisk med en deltagerliste med telefonnumre på de træfansvarlige.

·         Ofte ankommer op mod halvdelen af deltagerne flere dage før officiel start fredag aften. Der kan derfor med fordel spørges til forventet ankomstdato i tilmeldingsskemaet, og om nødvendigt arrangeres fælles grill og andre aktiviteter i dagene før træffet.

·         Optælling af stemmer i forbindelse med lørdagens konkurrencer kan tage overraskende lang tid. Tænk på det når der designes stemmesedler og afsættes bemanding til opgaven. Det er en fordel, hvis bilerne udstyres med skilte, der tydeligt viser medlemsnummer, opstillingsklasse og gæstenummer. Desuden er det nemmere at afgive stemme, hvis originalbilerne er samlet i en gruppe. Skulle et medlem have flere biler med, kan skiltet med medlemsnummeret tilføjes a, b, c… o.s.v.

·         Opstilling til fællesfotografering forløber nemmest efter god forberedelse med afmærkning og personer til at dirigere bilerne på plads.

·         Afstemning kan med fordel foregå efter fotografering eller efter samling hjemme på træfpladsen.

·         Arrangeres der kolonnekørsel så planlæg ruten med så få venstresving som muligt. Placér lokalkendte jævnt ned gennem kolonnen, så de kan køre i front, når der opstår huller i kolonnen. Kør ikke for hurtigt! God idé med mulighed for telefonkontakt mellem første og sidste bil.

·         Middagen lørdag aften bør holdes på et økonomisk rimeligt niveau, da alle skal have mulighed for at deltage. Ikke mindst fordi vinderne af dagens konkurrencer kåres efter middagen.

·         Der har udviklet sig en tradition for, at mange bliver på træfpladsen indtil mandag. Det vil derfor være god service at give mulighed for fælles grill også søndag aften.